Zurück

Der Bestellschein

Alle Einrahmungsarbeiten beginnen und enden mit einem Bestellschein. Dazwischen dient wieder der Bestellschein als Leitfaden. Der Einrahmer sollte die Wichtigkeit dieses Formulars nicht unterschätzen.

 

Eine von uns durchgeführte Umfrage ergab, daß nur ca. 25% der Einrahmer ein Bestellschein ausfüllen. Oft werden die Daten auf irgendeinen Zettel oder auf die Rückseite des einzurahmenden Bildes oder Druckes geschrieben. Doch das Bestellformular ist sehr wichtig für die Organisation und für das Image des Einrahmers gegenüber der Kundschaft.
Das Bestellformular kann mit der Hand oder mit einem geeigneten Software ausgefüllt werden. Es muß in beiden Fällen folgende Daten enthalten:

•

 

Die Daten des Einrahmers: Name des Geschäftes, Adresse, Telefonnummer. Bei Verwendung von Vordrucken ohne Briefkopf muß das entsprechende Feld mit dem Firmenstempel des Einrahmers versehen werden.

•

 

Die Daten des Kunden: hier sind mindestens der Vor- und Nachname sowie die Telefonnummer einzutragen.
Bei neuen Kunden sollte auch die Adresse eingetragen werden, die in verschiedenen Situationen nützlich sein kann, obwohl einige Kunden ihre Adresse nicht gerne angeben.

•

 

Die Beschreibung des einzurahmenden Bildes (Photo, Diplom, Puzzle, Stickerei usw.). Diese Angabe ist vor allem dann nützlich, wenn wir das Bild suchen müssen.

•

 

Die Daten des Rahmens. Für jeden Rahmen müssen zumindest die wesentlichen Daten angegeben werden, die für seine Fertigstellung notwendig sind:

 

-

Das Bilderleistenmodell, also die Artikelnummer der Leiste: diese sollte immer auf der Rückseite der im Geschäft ausgestellten Musterecken angegeben sein.

 

-

Die Rahmenmaße. Das heisst, die Innenmaße des Rahmens, die den Maßen des Glases entsprechen. Zum Innenmaß des Rahmens addiert man in der Regel ein paar mm, damit das Glas etwas Spielraum hat.

 

-

Das Passepartout (Typ, Farbe, Innenrand, evtl. Dekorationen). Die Dimensionen des Passepartouts (Außenmaß, Innenmaß, Breite) brauchen nicht eingegeben zu werden, wenn das Passepartout von derselben Person gefertigt wird, die den Auftrag angenommen hat.
Wird das Passepartout hingegen von einer anderen Person der Werkstatt angefertigt, sind alle Maße im Detail einzutragen.

 

-

Angaben zum Glas (Normalglas, entspiegeltes Glas, Kunstglas, ohne Glas)

 

-

Eventuelle Zusatzarbeiten: Leimen des Bildes auf die Unterlage, Stickerei-Spannung, Auftragen von Fixierspray oder Firnis, Reinigung des Gemäldes usw.

•

Den Preis. Wir werden uns in diesem Beitrag nicht um die Preiskalkulation befassen, sondern lediglich darauf hinweisen, daß der Kunde den Preis vor Ausführung der Arbeit erfahren muß und nicht danach, um unangenehme Überraschungen und Einwände zu vermeiden.
Preis und eventuelle Skontos müssen also in das Bestellformular klar und deutlich eingegeben werden.
Der Preis kann entweder für jedes Element des Rahmens im Detail eingegeben werden (Leerrahmen, Passepartout, Glas, Montage des Rahmens, evtl. Zusatzarbeiten), oder nur als Gesamtbetrag.
Im ersten Fall besteht nicht das Risiko, daß man etwas vergißt.
Aber es besteht die Gefahr einer unschönen Diskussion mit dem Kunden bezüglich der Einzelpreise der verschiedenen Elemente.

•

Die Anzahlung. Dieser ist für den Einrahmer ein nicht sehr beliebter Aspekt. Laut unserer Umfrage verlangen nur wenige Einrahmer eine Anzahlung. Es müsste allerdings eine Selbstverständlichkeit für jeden Einrahmer werden.

•

Das Eingangsdatum des einzurahmenden Bildes.

•

Das Abholdatum. Den voraussichtlichen Abholtermin für die fertige Arbeit. Auch diese Angabe ist sehr wichtig. Noch wichtiger ist es jedoch, daß Sie diesen versprochenen Termin auch wirklich einhalten.
Diese Frist sollte nicht länger sein als eine Woche, denn sonst verliert der Kunde die Freude an dem Bild und könnte sogar vergessen, es abzuholen.

•

Den Namen der Person, die den Kunden bedient hat, falls Sie mehrere Verkäufer haben. Wenn der Kunde nämlich anruft, kann er gleich nach der entsprechenden Person fragen. Auch die Person, die den Rahmen in der Werkstatt herstellt, muß wissen, wer mit dem Kunden verhandelt hat, falls es Fragen gibt.

 

Schutzklauseln für den Einrahmer
Einige Bestellformularen enthalten folgende “Drohsätze”: “6 Monate nach Ablauf des Abholtermins gehen nicht abgeholte Bilder in unser Eigentum über” oder “Wir haften nicht für Diebstahl oder Beschädigung der einzurahmenden Bilder”.
Diese Formeln sind nicht rechtskräftig und können den Kunden nur verärgern.
Man sollte eher eine Versicherung gegen Diebstahl und Beschädigung der Bilder des Kunden abschließen.
Der Hinweis: “Die Bilder unserer Kunden sind gegen Diebstahl und Beschädigung versichert.” würde von der Kundschaft viel positiver aufgenommen.
Man sollte auch Sätze vermeiden, wie “Es wird gebeten, die Bilder baldmöglichst abzuholen”. Es wäre nämlich peinlich, wenn man sich beim Kunden, der sein Bild “baldmöglichst” abholen wollte, entschuldigen müsste, weil sein Bild nicht fertig ist.
Um nachträglichen Beanstandungen vorzubeugen, könnte man unten auf dem Bestellformular folgenden Satz schreiben: “Bei Reklamationen ist dieser Bestellschein vorzulegen”. Der Einrahmer ist somit gegen nachträgliche Beanstandungen gesichert, denn es ist sehr unwahrscheinlich, daß der Kunde den Bestellschein aufhebt.
Einige Einrahmer bitten den Kunden, die Aushändigung des Bildes zu unterschreiben. Dies sichert den Einrahmer vom rechtlichen Standpunkt ab, wird aber vom Kunden nicht immer gern gesehen.

 

Die ästhetische Seite des Bestellformulars
Wie sollte das Bestellformular vom ästhetischen Standpunkt aussehen? Es muß vor allem einen ordentlichen und effizienten Eindruck machen. Es handelt sich um ein Dokument, das dem Kunden ausgehändigt wird und das somit auch als Werbemittel für den Einrahmer dienen muß. Beim Entwerfen eines Bestellformulars stellt sich z. B. die Frage, ob das Formular nur einen Rahmen enthalten soll oder mehrere. In Amerika ist es üblich, für jeden Rahmen ein eigenes Bestellformular zu erstellen. Selbst der PPFA, der amerikanische Einrahmerverband, bietet vorgedruckte Bestellscheine an, in die man nur einen Rahmen eintragen kann. So hat man viel Platz für die Einführung der Daten.
Außerdem wird die Kopie des Bestellscheines den Rahmen auf seinem gesamten “Fertigungsweg” begleiten.
Nachteilig daran ist, daß man oft für den gleichen Kunden mehrere Bestellformulare braucht.
Jeder Kunde bringt nämlich durchschnittlich zwei Bilder zum Einrahmen.
Wenn für jeden Rahmen ein eigenes Formular ausgefüllt werden muß, ist es für den Einrahmer teurer.
Als Alternative bieten sich Formulare an, in die man drei oder vier Rahmen eintragen kann. man hat weniger Platz zur Verfügung, aber dafür kann man fast immer alle Bilder des gleichen Kunden in dasselbe Formular eintragen.
Eine dritte Alternative sind Bestellformulare mit nur einer Zeile pro Rahmen aber mehren Spalten für die Einführung der dazu gehörenden Daten haben. So kann man mehrere Rahmen eingeben, obwohl der Platz sehr begrenzt ist.
Der Bestellschein sollte nicht weiß sein, damit der Kunde ihn unter den zahlreichen Papieren, die er gewöhnlich in seiner Brieftasche bzw. Handtasche hat, leicht erkennen kann. Wenn der Kunde seine Bilder abholt, können Sie ihm die Suche erleichtern, während er in seiner Tasche kramt, indem Sie sagen: “Es ist ein grüner Zettel”.
Für die Dateneingabe gibt es zwei Alternativen:

•

 

Große freie Felder zur ausführlichen Eingabe aller Daten, Anmerkungen und Erklärungen, die den Rahmen betreffen. Das gibt Ihnen große Flexibilität in der Beschreibung der Daten; diese Methode ist vor allem für Sonderbearbeiten geeignet, die schwer zu standardisieren sind. Sie ist dagegen nicht geeignet, wenn das Verkaufspersonal unerfahren ist.

•

 

Genau abgegrenzte Felder für jedes Rahmenelement.
Vorgedruckte Optionen, die man nur anzukreuzen braucht. Diese Art von Bestellformular eignet sich gut für Geschäfte mit mehreren Verkäufern, die nicht viel Erfahrung haben. Wenn man die vorgedruckten Felder nur ausfüllen und dabei sämtliche Rahmenelemente angeben muß, ist es unmöglich, etwas zu vergessen.
Dieses System ist auch dann besser, wenn die Arbeit in der Werkstatt von einer anderen Person ausgeführt wird, denn es sind kaum Mißverständnisse möglich.

 

Die Auftrasbeabeitung
Das Bestellformular wird in zwei- oder dreifacher Ausführung angefertigt, je nach der internen Organisation des Einrahmers.
Im allgemeinen erhält der Kunde das Original, aber einige Einrahmer geben ihm lieber die Kopie und behalten das Original, weil die Daten dort besser lesbar sind.
Eine Kopie wird provisorisch zusammen mit den Bildern aufbewahrt.
Die anschließenden Phasen der Arbeitsprozedur sind je nach Organisation des Einrahmers ziemlich verschieden.
Wir empfehlen die folgende Prozedur, die sich bei uns schon seit vielen Jahren bewährt hat:
Die einzurahmenden Bilder werden in numerierte und mit Code versehene Regale oder Schubladen gelegt.
Auch die Rahmen legt man nach dem Schneiden und Heften bis zu ihrer Fertigstellung in dieselben oder in getrennte Regale.
Im Bestellschein notiert man die Nummer des Regals und legt den Bestellschein dann in eine Ablagebox, in die alle Bestellscheine gesammelt und nach Abholtermin geordnet sind.
Diese Box ermöglicht auch die Gliederung nach Wochentagen: der erste Abschnitt enthält alle Bestellformulare, die nächsten Montag abgeholt werden; der zweite Abschnitt enthält die Bestellformulare, die nächsten Dienstag abgeholt werden usw.
Dies setzt voraus, daß die Lieferfrist nicht länger ist als sieben Tage.
Die Ablagebox für Bestellscheine ist so beschaffen, daß der Name des Kunden sofort sichtbar ist, um die Suche zu erleichtern. Auf der Basis der Abholtage fertigt man dann die Rahmen an.
Die Box dient also auch als Übersicht über die Arbeitsmenge der nächsten Tage und ermöglicht eine bessere Arbeitsplanung. Wenn die Rahmen eines Bestellscheines fertig sind, werden sie in ein Regal für fertige Arbeiten gelegt.
Es könnte auch das gleiche Regal sein, in dem sie während der Bearbeitung aufbewahrt wurden: dies hängt von der Organisation des Einrahmers ab.
Wenn die Arbeiten fertig sind, legt man die entsprechenden Bestellscheine in eine andere Box, die nur abholfertige Bestellscheine enthält. Hier werden die Bestellscheine in alphabetischer Reihenfolge nach Kunden geordnet.
Wenn der Kunde die fertige Arbeit abholt und seine Kopie des Bestellscheines vorlegt, sucht man unter den abholfertigen Bestellscheinen die entsprechende Kopie.
Auf dieser Kopie steht die Nummer des Regals, in dem sich die fertigen Rahmen befinden.